POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Presentación

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, la Fundación Empodérame (en adelante “Empodérame”) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante “la Política”).

En este documento encontrará los lineamientos bajo los cuales Empodérame realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, la finalidad de dichos tratamientos, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de los derechos de los titulares.

Definiciones

Se aplicarán las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Para efectos de esta Política, se destacan:
- Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación.
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: La Fundación Empodérame.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que trate datos por cuenta de la Fundación.

Principios aplicables

Empodérame garantiza que el tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios:
- Finalidad: El tratamiento obedece a fines legítimos, informados al titular.
- Libertad: Solo se realiza con autorización previa, expresa e informada del titular.
- Minimización de datos: Se recolectan únicamente los datos estrictamente necesarios para las finalidades del proyecto.
- Seguridad y confidencialidad: Se implementan medidas técnicas y jurídicas para evitar uso indebido, pérdida o acceso no autorizado.
- Protección reforzada: Se reconoce la condición de vulnerabilidad de la población atendida y se prioriza la reducción de riesgos de estigmatización, discriminación o revictimización.

Finalidades del tratamiento

La Fundación Empodérame utiliza los datos personales para:
- Ejecución de proyectos, rendición de cuentas y socialización de acciones con cooperantes.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales y financieras.
- Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales cuando sea requerido.
- Procesos de auditoría externa o interna.
- Registro de voluntarias, proveedoras, colaboradoras y beneficiarias.
- Contacto con usuarias y proveedoras.
- Con propósitos de seguridad y prevención de fraude.

Restricciones específicas

1. Empodérame no solicita ni almacena copias físicas o digitales de documentos de identidad de sus beneficiarias como requisito general de participación en los programas.
    

2. La verificación de identidad se realiza a través del consentimiento informado firmado con nombre completo, número de identificación y firma.
    

3. Excepción: Solo en casos de entrega de subsidios económicos superiores a cien mil pesos colombianos (COP $100.000) o en procesos jurídicos y financieros que lo requieran por ley, se podrá solicitar copia simple del documento de identidad de la beneficiaria.
    

4. En todos los demás casos, el registro del número de identificación y la firma del consentimiento informado constituyen soporte suficiente conforme a la normativa vigente.
    

5. Las personas beneficiarias podrán participar utilizando su nombre identitario o de forma anonimizada, siempre que así lo manifiesten de manera expresa.
    

6. Queda prohibido recopilar, almacenar o circular información de las usuarias en celulares personales, dispositivos privados o medios ajenos a la Fundación. Toda recolección y almacenamiento de datos deberá realizarse exclusivamente en los canales oficiales institucionales.
    

7. Los documentos de identidad que excepcionalmente se recojan deberán enviarse al correo institucional o digitalizarse en los medios de comunicación oficiales de la Fundación Empodérame, garantizando su seguridad y confidencialidad.

Tratamiento de datos de poblaciones en especial vulnerabilidad

Dado que la Fundación Empodérame trabaja con mujeres migrantes, en prostitución y sobrevivientes de explotación, se aplica un enfoque de protección reforzada. Por tanto, se evita recopilar o almacenar documentos que puedan aumentar el riesgo de estigmatización, discriminación o revictimización.

Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar supresión de sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley.
- Acceder en forma gratuita a sus datos.

Procedimiento para ejercer derechos

Los titulares podrán presentar solicitudes, consultas o reclamos al correo: contacto@empoderame.org o al teléfono +57 3152148344. Los plazos y trámites se regirán por lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Normatividad aplicable

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
   

• Ley 1581 de 2012.
   

• Decreto 1377 de 2013.
   

• Ley 1266 de 2008.
   

• Estándares internacionales de protección de datos para poblaciones en riesgo.

Vigencia

Esta política entra en vigencia a partir de septiembre de 2023. La base de datos tendrá una vigencia igual al tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento.

Fundación Empodérame
Política de Tratamiento de Datos Personales – Versión actualizada septiembre 2023.